Upravljanje troškovima i njihova optimizacija jedni su od ključnih segmenata koji utječu na konkurentnost društava u suvremenim uvjetima poslovanja. Kvalitetno upravljanje troškovima karakterizira uspješna društva i osobito je važno u kriznim situacijama. Preventivno djelovanje s ciljem izbjegavanja kriznih situacija odlike su obrazovanog i motiviranog menadžmenta.

Metoda koju možete koristiti za izbjegavanje kriznih situacija je metoda budžetiranja nulte razine, engl. Zero Based Budgeting (ZBB). Navedena metoda se primjenjuje u privatnom i javnom sektoru a temelji na pretpostavci planiranja od „čiste nule“.

Budžetiranje nulte razine vs. Tradicionalno planiranje

Budžetiranje nulte razine je zapravo obrnuti pristup tradicionalnog planiranja i donošenja odluka u vezi s proračunom. U tradicionalnom pristupu proračunu, menadžeri započinju s pregledavanjem proračuna prethodne godine te rade ispravke (u prihodima i rashodima) na temelju budućih očekivanja. Proračun prethodne godine, tako se, koristi kao početna točka. Kod budžetiranja nulte razine početna točka nije prethodna godina nego “nulta razina”. U praksi, budžetiranje nulte razine predstavlja strukturiran proces koji pomaže menadžerima u sustavu upravljanja troškovima i od njih zahtjeva da opravdaju svaku stavku troškova unutar budžeta.

Naglasak na učinkovitost i nužnost a ne povijesni proračun

Budžetiranje nulte razine je proces koji alocira sredstva na temelju učinkovitosti i nužnosti programa, a ne povijesnih proračuna. Budući da se u tom slučaju razina potrošnje postavlja prema potrebnim aktivnostima poslovne funkcije, a ne prema poslovnom trendu, potrebno je razumijevanje poslovnih aktivnosti i strukture troškova. Metoda omogućuje bolju stratešku raspodjelu planirane potrošnje, no potrebno je provesti analizu i odrediti prioritete. Budžetiranje nulte razine također pruža mogućnost za bolje usklađivanje izdataka s općom strategijom i misijama pojedinih odjela društva.

Postupak budžetiranja od nulte točke u četiri koraka

1) Utvrđivanje budžetskih jedinica na temelju kojih će se donijeti odluka

Prvi korak služi menadžerima da aktivnosti društva podijele na važne segmente poslovanja. Društvo se prvo dijeli na “jedinice odlučivanja” (engl. decision units) koje predstavljaju najnižu razinu na kojoj se donose odluke o proračunu. Jedinice odlučivanja mogu se formirati na temelju funkcionalne ili organizacijske strukture Društva, tako jedinica odlučivanja može biti odjel ili divizija, ali i određeni program ili poslovni proces unutar Društva. Menadžeri zatim u svakoj jedinci odlučivanja pripremaju detaljan opis i evaluaciju svih aktivnosti koje se obavljaju, uključujući i alternative trenutnim metodama te planove potrošnje koji su potrebni za postizanje ciljeva jedinice odlučivanja.  Ključna stvar je dobra komunikacija top menadžmenta i ostalih razina u kojima je iznimno bitno dati jasne smjernice planiranja koje sadrže postupak procesa rangiranja i konsolidiranja.

2) Oblikovanje „paketa odluka“

Nakon što menadžment utvrdi jedinice ključne za donošenje odluka, dužan je objasniti svim razinama menadžmenta koncept „paketa odluka“ (engl. decision packages). Paket odluka temelj je koncepta planiranja od čiste nule. Definirane jedinice odlučivanja iz prvog koraka moraju se razraditi u pakete odluka, što je sljedeći korak ove metode.

Paket odluka identificira i opisuje svaku jedinicu odlučivanja tako da ih menadžment može vrednovati i rangirati u odnosu na ostale jedinice koje se natječu za sredstva, te da na kraju odluči koji će paket odluka dobiti sredstva.

Svrha paketa odluka je da pružaju informaciju o aktivnostima, programima i ciljevima. Paket odluka prikazuje cost benefit analizu, radnu snagu i mjere učinkovitosti te alternative za postizanje cilja. Upravo je ugradnja alternativnih odluka u ukupan paket odluka od vitalne važnosti za uspjeh metode budžetiranja nulte razine.

3) Vrednovanje i rangiranje svih paketa odluka prema načelu cost-benefit analize

Proces rangiranja odgovara na ključna pitanja koliko sredstava bi trebalo biti utrošeno i gdje će se ta sredstva utrošiti. Da bi menadžment odgovorio na ova pitanja te odlučio u što uložiti, mora rangirati pakete odluka prema načelu opadajuće koristi. Nakon rangiranja utvrđuje buduće koristi pri svakoj razini izdataka. Svaki paket odluka predstavlja drukčiji program i različit iznos troškova. Taj paket mora sadržavati informacije o aktivnosti, iznosu potrebnih sredstava, kratkoročne ciljeve kao i njihov utjecaj na glavni cilj, odnosno strategiju društva. Svrha rangiranja paketa prema rastućim troškovima je informiranje o troškovima i saznanje o tome gdje se mogu rezati, što ujedno povlači identificiranje posljedica.

4) Priprema operativnog budžeta sukladno rangu paketa odluka

Nakon rangiranja paketa odluka, top menadžment ili središnje proračunsko tijelo, koristi dobiven poredak kao temelj za dodjelu sredstava.

Zaključno, budžetiranje nulte razine ima sljedeće prednosti:

1. Pruža učinkovitu raspodjelu resursa, jer je raspodjela temeljena na potrebama i učincima
2. Potiče menadžere na pronalazak troškovno efikasnih načina za poboljšanje aktivnosti i procesa
3. Detektira napuhane i nerealne proračune
4. Povećava motivaciju zaposlenika budući da im pruža više inicijative i odgovornosti u procesu donošenja odluka
5. Povećava komunikaciju i koordinaciju unutar društva oko određenih važnih odluka
6. Prepoznaje i uklanja nepotrebne i zastarjele procese unutar društva
7. Identificira mogućnosti za outsourcing
8. Potiče troškovne centre da povežu svoje misije s ciljevima društva

Osim navedenih prednosti, budžetiranje nulte razine ima i određene nedostatke. Proces slaganja proračuna po ovoj metodi može biti dugotrajan i iscrpan pa je  pritom potrebno obratiti pažnju na detalje i pojedinosti. Sukladno navedenom, ovaj proces zahtijeva znanje te obuku menadžera koji, za uspješnu implementaciju, moraju shvatiti kako metoda funkcionira.

Ovoj metodi pristupite pažljivo i u suradnji sa stručnjacima koji imaju iskustva u provođenju iste.

Ukoliko imate dodatna pitanja o procesu budžetiranja nulte razine, utoliko nam se slobodno obratite.

Autori: ALPHA CAPITALIS tim 

Ovlašteni revizori | Ovlašteni interni revizori | Ovlašteni procjenitelji | Ovlašteni računovođe | Ovlašteni brokeri | ACCA (Association of Certified Chartered Accountants) | CFA (Chartered Financial Analyst)

…više o autorima