Certifikat ISO 9001 je potvrda o uspješnom zadovoljavanju zahtjeva međunarodne norme ISO 9001 sustava upravljanja kvalitetom. Društva koja posjeduju certifikat ISO 9001 dokazuju uspješno implementiran sustav upravljanja kvalitetom u svojoj organizaciji.
Postupkom certifikacije dokazuju da je taj sustav uspješno implementiran i tako njihovi klijenti i ostali sudionici na tržištu mogu imati povjerenje u uvedeni sustav upravljanja kvalitetom.
U nastavku teksta navodimo 6 koraka za uspješnu implementaciju ISO 9001:
1. Priprema
Prvi se korak odnosi na pravilnu pripremu implementacije ISO 9001 za Vaše društvo. To nije težak korak, ali je važan i ne smije se zapostaviti.
ISO 9001: 2015 je globalno prihvaćen standard (u daljnjem tekstu “Standard”) za sustave upravljanja kvalitetom. Implementacija Standarda utječe gotovo na sve poslovne procese Vašeg društva.
Prvo, imenujte “ISO 9001 Management Representative”. To je obično netko tko ima dovoljno ovlasti za promjenu operativnih procesa i načina kako vaše poduzeće radi .
2. Dokumentacija
Izrada priručnika za upravljanje kvalitetom (u daljnjem tekstu “Priručnik”) i formiranje politike kvalitete obično je najteži korak pri implementaciji Standarda. Priručnik moraju zadovoljiti sve mnogobrojne tehničke zahtjeve norme Standarda. Osim toga, izrada Priručnika bez pomoći, na početku implementacije Standarda, velika je početna prepreka.
Za formiranje Priručnika potrebno je izraditi sljedeću dokumentaciju:
(1) Politika kvalitete
(2) Procedure
(3) Opseg sustava upravljanja kvalitetom
(4) Dijagram toka
(5) Ciljevi kvalitete
(6) Upute za rad
(7) Obrasci
Ono što je najvažnije, nakon što navedete zahtjeve u dokumentaciji, Vaše društvo će ih morati slijediti. Stoga je ključno da Priručnik, postupci i druga dokumentacija ne sadrže birokratske zahtjeve.
Zahtjevi koji nisu prikladni za okolnosti Vašeg društva ili zahtjevi koji uzrokuju prepreke učinkovitom poslovanju trebalo bi izostaviti kod izrade Priručnika.
3. Implementacija
Dok implementirate sustav upravljanja kvalitetom ISO 9001, gotovo svi zaposlenici moraju promijeniti način rada barem u određenoj mjeri. Preporučuje se da dodijelite pisane upute za rad svim zaposlenicima. Uputite ih da razmišljaju o najboljem načinu obavljanja posla, a zatim dokumentirajte glavne korake.
Vaši zaposlenici će puno lakše usvojiti nove zahtjeve, budući da ih ugrađuju u vlastite upute za rad. Sposobnost izrade vlastitih radnih procesa prema zahtjevima Standarda ne samo da će dovesti do poboljšanih i učinkovitijih radnih procesa već će i povećati motivaciju zaposlenika.
4. Interna revizija
Unutarnje revizije ISO 9001 su inspekcije u kojima Vaše društvo procjenjuje da li se prate svi zahtjevi ISO 9001. Interne revizije ne provode se samo pri implementaciji ISO 9001 već i povremeno nakon postizanja certifikata ISO 9001.
Sve interne revizije obavlja djelatnik Vašeg društva koji je osposobljen za reviziju ISO 9001. Posao revizora je da potvrdite da Vaše društvo udovoljava zahtjevima Standarda kako su opisani u Priručniku.
Nakon obavljene revizije, ukoliko nisu uočene značajne nepravilnosti utoliko će Vaše društvo biti spremno za revidiranje certifikata ISO 9001: 2015. Kako bi se postigla certifikacija ISO 9001, bit će potrebno imati nezavisnog revizora treće strane koji posjećuje društvo i provodi certifikacijski audit.
Revizija certifikacije ISO 9001 može se provesti ubrzo nakon dovršenja unutarnje revizije.
5. Certifikacija
Registrar ISO 9001 je neovisni entitet koji šalje revizora i izdaje certifikat ISO 9001. Postoje mnoga društva koje nude certifikacijske usluge, ali budite oprezni: neki nisu službeno akreditirani!
Revizija certifikacije ISO 9001 slično je internim revizijama. Revizor će posjetiti neke ili sve odjele organizacije i nasumično provjeriti ispunjavaju li zaposlenici zahtjeve iz Priručnika.
Postoji nekoliko tipičnih revizorskih pitanja i nekoliko zahtjeva Standarda kojima će se usredotočiti većina revizora. Ako revizor ne otkrije značajne probleme u sustavu upravljanja kvalitetom, dobit ćete certifikat ISO 9001. U slučaju da revizor uoči neke značajne nepravilnosti, imat ćete priliku ih ispraviti prije izdavanja certifikata ISO 9001.
6. Održavanje certifikata
Vaš sustav upravljanja kvalitetom ISO 9001 osmišljen je da se stalno poboljšava. Pobrinite se da ostane implementirano, nastavite s internim revizijama i uvjereni smo da ćete vidjeti povećanje učinkovitosti!
Autor: mr.sc.Danijel Pevec dipl.oec., ovl.rač., ovl.int.revizor
Danijel je magistrirao na području korporativnih financija na internacionalnom sveučilištu SDA Bocconi u Milanu. Prije toga je završio stručni studij poslovne ekonomije, smjer korporativne financije, na Zagrebačkoj Školi Ekonomije i Menadžmenta u Zagrebu…više o autoru