Upoznavanje i ocjena internih kontrola jedan je od procesa revizije financijskih izvještaja.

Kakav će biti pristup revizora upoznavanju i ocjeni internih kontrola ovisit će o pristupu reviziji, tj. profesionalnoj prosudbi revizora. Što su interne kontrole pouzdanije, veća je vjerojatnost da će informacije o financijskom položaju, uspješnosti poslovanja društva te novčanim tijekovima biti realno i objektivno iskazane u financijskim izvještajima klijenta.

Definiranje internih kontrola

Interne kontrole odnose se na mjere, metode i postupke kojima se provjerava djelovanje računovodstvenog sustava i poslovnog sustava kako bi se otkrile i ispravile pogreške prije postupka revizije, ali i zaštitila imovina društva te omogućila pravodobna priprema vjerodostojnih financijskih informacija. Dakle, preventivnog su karaktera.

Vrste internih kontrola su:

• Računovodstvena kontrola – odnosi se na mjere, metode i postupke koje osiguravaju ispravnost, realnost i točnost utvrđivanja i iskazivanja informacija u financijskim izvještajima.
• Administrativna ili upravljačka kontrola – odnosi se na kontrolu tehnološko-proizvodnog i tehnološko-uslužnog radnog procesa, kao i kontrolu službi nabave, proizvodnje i prodaje.
• Interna revizija – svojevrsni nadzor nad sustavom računovodstvene i administrativne kontrole zbog njene korektivne uloge.

Komponente sustava internih kontrola

Međusobno povezane i uvjetovane komponente od kojih se sastoji sustav internih kontrola su:

• okruženje ili uvjeti u kojima se provodi kontrola,
• procjena rizika,
• kontrolne aktivnosti,
• informacije i komunikacija

Menadžment bi trebao prepoznati relevantne rizike i upravljati istima. Ako to nije slučaj, revizor mora provoditi više dokaznih postupaka.

Neke od kontrolnih aktivnosti su:

• ovlast za iniciranje i provedbu transakcija,
• razgraničenje dužnosti i odgovornosti,
• oblikovanje prikladne dokumentacije i evidencija,
• kontrola evidencije,
• nadzor menadžmenta i sl.

Što se tiče informacija i komunikacije, misli se na računovodstveno-informacijski sustav. Interne kontrole ugrađene su u računovodstveni sustav koji nastoji osigurati točnost, valjanost i sveobuhvatnost računovodstvenih evidencija i fizičku zaštitu imovine društva.

Ono što je bitno je da menadžment i druge za to zadužene osobe nadziru učinkovitost internih kontrola, a ne samo da se uspostavi odgovarajući sustav internih kontrola.

Revizor se treba upoznati sa sustavom internih kontrola, kako su one osmišljene i jesu li interni kontrolni postupci implementirani u poslovne operacije klijenta. Tek nakon upoznavanja i razumijevanja internih kontrola, revizor kroz provođenje odgovarajućih testova ocjenjuje učinkovitost internih kontrola, obavlja konačnu procjenu kontrolnog rizika i odlučuje o razini rizika neotkrivanja i dokaznih testova kako bi smanjio ukupni rizik revizije na prihvatljivu razinu.

Ukoliko se revizor može osloniti na interne kontrole klijenta, utoliko će se u reviziji moći provoditi manje dokaznih postupaka. Navedeno znači da će revizor trebati utrošiti manje vremena kako bi se uvjerio i dokazao da su pojedine pozicije u financijskim izvještajima (npr. prihodi) realno iskazane.

Svakako je pogrešno zaključiti da nepostojanje internih kontrola ili nezadovoljavajuće interne kontrole znači da su financijski izvještaji klijenta nerealni i neobjektivni. Navedeno može biti znak upozorenja da financijski izvještaji možda sadrže materijalno značajne pogreške, ali to je zadatak revizora da to dokaže tijekom svoje revizije.

Postupak kontrole

Postupcima kontrole osigurava se pouzdanost računovodstvene i druge evidencije.

Postupci kontrole obično obuhvaćaju sljedeće:

1. ovlaštenje/odobravanje (za sve transakcije/aktivnosti trebaju postajati ovlaštene osobe koje odobravaju transakcije),
2. evidentiranje transakcija (svaka transakcija treba biti evidentirana),
3. dokumenti i evidencija (mora postojati uredna dokumentacija koja evidentira transakciju),
4. ograničen pristup (ograničiti pristup nekim radnim mjestima ili pogonima),
5. periodična provjera (povremeno provjeravati sukladnosti sredstava i njihove dokumentacije),
6. razgraničenja dužnosti i nadležnosti,
7. ispravna kadrovska politika.

Primjer internih kontrola kod zaliha može biti fizičko brojanje zaliha (inventura na kraju poslovne godine) i utvrđivanje zastarjelosti zaliha. Ako se takve kontrole ne provode, zalihe u financijskim izvještajima mogu biti precijenjene ili podcijenjene.

Ukoliko takve interne kontrole postoje, ali su slabe i postoji značajna sumnja na prijevaru kod brojanja zaliha, utoliko revizor treba prisustvovati na inventurama. Revizor se treba provjeriti brojanje zaliha klijenta i uvjeriti se da te zalihe stvarno postoje u toj količini, a i da nisu zastarjele. U praksi su zalihe pozicija kod kojih postoji najviše prijevara i krađa.

Kod prodaje recimo postoji mogućnost da se nekome fakturira više puta. Neki računovodstveni sustavi imaju mogućnost javiti odnosno obavijestiti da je nešto već fakturirano, dok neki sustavi nemaju tu mogućnost pa je takav scenarij moguć. Međutim, može se recimo ovlastiti računovodstvo da kontrolira jednom tjedno što je sve fakturirano. Rizik fakturiranja više puta može biti pogrešno prikazivanje prihoda, odnosno njihovo precjenjivanje, a samim time onda i bolji poslovni rezultat.

Procjena kontrolnog rizika i testovi kontrole

U slučaju da revizor procijeni niži kontrolni rizik trebaju se obaviti opsežniji testovi kontrole jer revizor mora prikupiti više revizijskih dokaza kako bi opravdao procjenu kontrolnog rizika na nižu razinu.

Opseg testova kontrole ovisi o oslanjanju revizora na rezultate testova kontrole prošlih revizija kod istog klijenta. Prije oslanjanja na rezultate prošlih revizija, revizor mora utvrditi jesu li se dogodile kakve značajne promjene u internim kontrolama i njihovoj učinkovitosti od prošlih testova kontrole. Ako jesu, revizor mora ažurirati informacije u radnoj dokumentaciji.

Testovi kontrole se provode tijekom godine, odnosno na datum periodičnih izvještaja jer u tom slučaju postoji dovoljno vremena da se isprave planirane razine kontrolnog rizika i da se promijeni plan revizije. Tako i klijent ima dovoljno vremena da postupi prema preporukama i savjetima revizora kako bi se uklonile uočene slabosti internih kontrola prije završetka cjelokupne revizije.

Dakle, testovima kontrola revizor želi utvrditi postoji li odgovarajući sustav internih kontrola i ocijeniti učinkovitost funkcioniranja tog sustava u sprječavanju ili otkrivanju značajnih pogrešnih prikazivanja.

Obratite nam se s povjerenjem ako vam je potrebna revizija financijskih izvještaja koji će realno i objektivno prikazati informacije o financijskom položaju, uspješnosti poslovanja te novčanim tijekovima vašeg društva.

Autori: ALPHA CAPITALIS tim 

Ovlašteni revizori | Ovlašteni interni revizori | Ovlašteni procjenitelji | Ovlašteni računovođe | Ovlašteni investicijski savjetnici | ACCA (Association of Certified Chartered Accountants)