Prvi put ste postali obveznik revizije i ne znate odakle početi? Ili ste već iskusili proces revizije, ali vam svake godine predstavlja stres i oduzima puno vremena? Bez brige, niste jedini. Mnogi poduzetnici i financijski timovi suočavaju se s istim izazovom, ali uz pravilan pristup i dobru pripremu, možete si značajno olakšati proces revizije.
U ovom blogu donosimo konkretne korake i primjere iz prakse koji će vam pomoći da se bolje pripremite za reviziju, smanjite stres i učinite cijeli proces puno učinkovitijim. Bilo da ste prvi put obveznik revizije ili samo želite poboljšati postojeći način pripreme, ovi će vam savjeti biti od velike pomoći.
1. Prikupite potrebnu dokumentaciju na vrijeme
Pravovremeno prikupljanje i organizacija dokumentacije ključni su za učinkovitu pripremu revizije. Često se dogodi da tvrtke nemaju sve dokumente na jednom mjestu, što stvara kašnjenja i stres kada revizori zatraže određene papire. Da biste to izbjegli:
- Provjerite popis potrebne dokumentacije – revizori obično unaprijed šalju popis dokumenata. Ako ga ne dobijete, zatražite ga na vrijeme.
- Prikupite financijske izvještaje kao što su bilanca, račun dobiti i gubitka, te izvještaj o novčanom toku.
- Osigurajte pomoćne knjige – analitičke kartice kupaca i dobavljača, kartice zaliha, obračune plaća.
- Organizirajte ugovore i sporazume koji su bili na snazi tijekom revidiranog razdoblja, uključujući ugovore o najmu, kreditima, leasingu i sl.
Društvo Y je prošle godine imalo problema s usklađivanjem potraživanja zbog otvorenih stavki s kupcima. Ove godine su unaprijed kontaktirali sve kupce s otvorenim stavkama, uskladili salda prije početka revizije što je skratilo sam proces revizije.
2. Pripremite specifikacije i usklađenja
Jedan od najčešćih razloga za produženje procesa revizije je neusklađenost specifikacija potraživanja, obveza, zaliha i dugotrajne imovine s pomoćnim knjigama. Da biste to izbjegli:
- Pripremite specifikacije potraživanja i obveza s detaljnim podacima o dužnicima i vjerovnicima.
- Uskladite specifikacije s analitičkim karticama kako biste izbjegli odstupanja.
- Pripremite usklađenja bankovnih izvoda s računima glavne knjige. Osigurajte da su svi iznosi i transakcije evidentirani i usklađeni s bankovnim izvodima.
Društvo Y je prošle godine imalo problema s usklađivanjem potraživanja zbog otvorenih stavki s kupcima. Ove godine su unaprijed kontaktirali sve kupce s otvorenim stavkama, uskladili salda prije početka revizije što je skratilo sam proces revizije.
3. Osigurajte dostupnost ključnih osoba
Revizori često trebaju dodatna pojašnjenja ili objašnjenja specifičnih poslovnih događaja. Ako odgovorne osobe nisu dostupne, revizija se može znatno produžiti. Da biste to izbjegli:
- Identificirajte ključne osobe koje su upoznate s poslovnim događajima i dokumentacijom, poput voditelja računovodstva, financijskog direktora i voditelja odjela prodaje ili nabave.
- Unaprijed dogovorite termine za sastanke s revizorima kako bi se izbjegla kašnjenja.
- Osigurajte da odgovorne osobe budu dostupne za pojašnjenja tijekom cijelog trajanja revizije.
Društvo Z je prošle godine kasnilo jer je odgovorna osoba iz računovodstva bila na bolovanju. Ove godine su unaprijed definirali termine za reviziju, koordinirali obaveze ključnih osoba i osigurali zamjenu za odgovornu osobu, čime su izbjegli nepotrebna kašnjenja.
4. Pripremite se za analitičke postupke
Revizori koriste analitičke postupke za provjeru odstupanja u financijskim izvještajima, kao što su neuobičajena povećanja prihoda, troškova ili marži. Da biste se bolje pripremili:
- Napravite vlastite analize odstupanja za ključne stavke u financijskim izvještajima.
- Pripremite objašnjenja za veća odstupanja s relevantnim dokumentima (npr. povećanje prihoda zbog novih kupaca ili troškova zbog ulaganja).
- Pripremite usporedbe s prethodnim razdobljima i objašnjenja za odstupanja.
Društvo A je imalo značajno povećanje prihoda zbog proširenja poslovanja na novo tržište. Pripremili su detaljno objašnjenje s analizom prodaje i troškova prodane robe, troškova marketinga, što je revizorima olakšalo razumijevanje uzroka promjena i ubrzalo proces revizije.
5. Digitalizacija i organizacija podataka
Digitalizacija i dobra organizacija podataka mogu značajno olakšati proces revizije i ubrzati dostavu traženih dokumenata. Da biste postigli bolju organizaciju:
- Kreirajte strukturirane digitalne mape s jasno označenim dokumentima (npr. ugovori, računi, bankovni izvodi).
- Kategorizirajte dokumente prema vrstama i godinama radi lakšeg pretraživanja.
- Koristite alate za dijeljenje dokumenata (npr. SharePoint, OneDrive) kako biste osigurali siguran i jednostavan pristup revizorima.
Društvo B je organiziralo sve dokumente u digitalnim mapama prema kategorijama i godinama, a zatim ih podijelila putem sigurnog sustava za dijeljenje dokumenata. Navedenim su revizori mogli lako i brzo pristupiti svim potrebnim podacima te se smanjio broj fizičkih dolazaka.
Priprema za reviziju može biti stresna, ali uz dobru organizaciju, pravovremeno prikupljanje dokumenata, usklađenja, analitička objašnjenja i digitalizaciju podataka, cijeli proces postaje mnogo jednostavniji.
Nemojte na reviziju gledati kao na nužno zlo ili neprijatelja. Revizor nije tu da traži greške, već da provjeri točnost vaših financijskih izvještaja i pruži vam razumnu sigurnost da je računovodstveni dio poslovanja u skladu s propisima. Ako se pojave nepravilnosti, revizor će vam pomoći da ih ispravite i poboljšate svoje poslovne procese. U konačnici, dobro provedena revizija može vam donijeti vrijedne uvide i doprinosi transparentnosti i vjerodostojnosti vašeg poslovanja.
Nadamo se da će vam ovi konkretni primjeri i praktični savjeti pomoći da se uspješno pripremite za nadolazeću reviziju i smanjite stres koji ona donosi.
