Dobivanje Odluke o financiranju za EU projekt veliki je uspjeh za svako malo poduzeće. No, pravi posao tek tada počinje. Provedba projekta zahtijeva dosljednost, organiziranost i poznavanje pravila – jer svaka pogreška može dovesti do financijskih korekcija, gubitka prava na sredstva ili čak povrata već isplaćenih sredstava.
U nastavku donosimo ključne smjernice za uspješnu operativnu provedbu EU projekta, korak po korak.
Pažljivo pročitajte Ugovor o dojeli bespovratnih sredstava
Nakon što je projekt odobren, potpisujete Ugovor koji definira sve što smijete i ne smijete raditi u provedbi: od rokova i prihvatljivih troškova do pravila nabave i izvještavanja. Mnogi problemi nastanu jer poduzetnici krenu „iz glave“, bez da su se detaljno upoznali s ugovornim obvezama.
Organizacija tima i podjela odgovornosti
Iako većina malih poduzeća ima ograničen broj zaposlenih, važno je definirati tko što prati i vodi. Jedna osoba može biti formalno zadužena za projekt, ali u praksi provedba često traži suradnju nekoliko ljudi – netko će voditi financije, netko pratiti nabavu, netko komunicirati s vanjskim suradnicima ili partnerima. Ako nemate interne kapacitete, vrijedi razmisliti o vanjskom stručnjaku koji će nadgledati provedbu i pomagati u ključnim točkama, osobito oko izvještavanja.
Upravljanje aktivnostima kroz vremenski plan (gantogram)
EU projekti imaju definirane aktivnosti, najčešće po fazama. Svako kašnjenje može utjecati na prihvatljivost troškova ili uzrokovati korekcije. Zato je poželjno izraditi gantogram aktivnosti s preciznim datumima i redovito ga ažurirati.
Ključna stvar – pravovremeno i pravilno vođenje nabava
Većina financijskih korekcija u EU projektima događa se upravo zbog nepravilnosti u postupcima nabave. Iako se ne radi o nabavi u smislu Zakona o javnoj nabavi, gotovo svi projekti zahtijevaju provođenje postupaka nabave s jasnim pravilima.
Najčešće pogreške uključuju provedbu nabave bez prikupljenih ponuda, neobjavljivanje poziva kada je to propisano ili odabir skupljeg ponuđača bez valjanog obrazloženja. Osim toga, često se događa da poduzeća krenu s plaćanjem i isporukom prije nego što su svi preduvjeti zadovoljeni – što može rezultirati neprihvatljivošću troškova.
Vođenje uredne dokumentacije i arhive
U EU projektima postoji jednostavno pravilo: ono što nije dokumentirano – nije se dogodilo. To znači da sve aktivnosti, od edukacije zaposlenika do ugradnje strojeva, moraju imati popratnu dokumentaciju. Svaki račun mora biti popraćen narudžbenicom ili ugovorom, ponudom, potvrdom plaćanja i zapisnikom o preuzimanju, odnosno isporuci. Na taj način potrebno je voditi evidenciju o svim provedenim aktivnostima.
Kako pravilno izvještavati i komunicirati s tijelima
U svim EU projektima potrebno je dostaviti završno izvješće, a često su potrebna i periodična izvješća. To su opsežni dokumenti s opisom provedenih aktivnosti, popisom svih troškova i dokazima. Priprema izvješća zna biti zahtjevna, osobito ako ranije niste vodili detaljnu evidenciju. Zato se izvještavanju ne pristupa „nakon što sve završi“, već se podaci i dokumentacija prikupljaju kontinuirano.
Osim izvješća, vrlo je važna pravodobna komunikacija s provedbenim tijelima. Ako vam nešto ne ide prema planu, nemojte čekati već odmah tražite izmjenu. Svaka izmjena aktivnosti, proračuna ili rokova mora biti odobrena, inače može rezultirati neprihvatljivošću troškova.
Pravila o informiranju i vidljivosti
Svaki projekt mora imati istaknute elemente informiranja i vidljivosti, a to je najčešće plakat u sjedištu korisnika, naljepnice na strojevima i opremi te objave na web stranici i društvenim mrežama. Iako se čini kao nepotrebna formalnost, radi se o obvezi iz Ugovora, a nepoštivanje pravila vidljivosti tretira se kao nepravilnost, što također može uzrokovati financijske korekcije.
Zaključak
Provedba EU projekta u malom poduzeću nije jednostavan zadatak, ali je izvediv uz dobru pripremu i organizaciju. Ključne točke uspjeha su: planiranje, praćenje, dokumentiranje i transparentnost.
Ako projekt provedete savjesno, ne samo da ćete ostvariti predviđene ciljeve nego ćete otvoriti vrata i za buduće natječaje – jer uspješno proveden projekt često postaje najbolje iskustvo i preporuka za sljedeći.
Pratite naše blogove i web stranicu za najnovije informacije o EU financiranju!
