Računovodstvene isprave u poslovanju poduzetnika

Računovodstvene isprave su temelj i osnova svakog poslovanja poduzetnika, društva, obrta, udruga ili institucija. Nositelj su informacija poslovnih promjena koje su predmet knjigovodstvene obrade, a odražavaju se na promjene pozicija financijskih izvještaja. U nastavku teksta pročitajte koje su to isprave bitne za poslovanje, kako ih dijelimo te kako dolazimo od isprava do poslovnih knjiga.

Definiranje i ispravnost računovodstvenih isprava

Zakon o računovodstvu definirao je računovodstvenu ispravu kao pisani dokument ili elektronički zapis o nastalom poslovnom događaju. Unos podataka u poslovne knjige mora se temeljiti na urednim i vjerodostojnim računovodstvenim ispravama. Knjiženja i druga evidentiranja treba obavljati potpuno, točno, pravodobno i uredno. Smatra se da je isprava za knjiženje uredna kad se iz nje nedvosmisleno može utvrditi mjesto i vrijeme njezina sastavljanja, te njezin materijalni sadržaj.

Računovodstvene isprave kao input računovodstvenog procesa

Računovodstveni proces započinje nastankom poslovnih događaja unutar društva, između društva  i okruženja ili u okruženju. Računovodstvena isprava je potvrda nastanka tog događa te nam dokazuje što se dogodilo, kada i koja je vrijednost. Izrazito je bitno da su isprave točne, vjerodostojne (ovjerene ako je to nužno), te pravodobno evidentirane.

Računovodstvenim procesom isprave se analiziraju, obrađuju te evidentiraju u poslovnim knjigama. Neke od tih knjiga su:

• Dnevnik – u kojem se kronološkim redom zapisuju poslovni događaji vremenskim redom nastanka
• Glavna knjiga – za svaki oblik poslovne promjene koja se odražava na imovinu, izvor imovine, prihode i rashode postoji posebna evidencija – konto – preko kojih se kvantitativno zapisuju kronološkim redom
• Inventura – popis imovine i obveza kako bi se utvrdilo stvarno stanje te utvrdile i proknjižile eventualne razlike
• Brutto bilanca –rekapitulacija stanja i prometa svih konta glavne knjige

Vrste računovodstvenih isprava

Možemo ih podijeliti prema dva kriterija:

1. Mjestu nastanka

• Unutarnje (interne) – sastavljaju se u poduzeću (funkcijskom ustrojstvu i računovodstvu). Dokazuju kretanje imovine unutar poduzeća i njeno pretvaranje u korisne učinke, a služe za pravilan obračun cjelokupnog procesa reprodukcije koji se odvija u okviru poduzeća te kao sredstvo kontrole. Čine podlogu za otvaranje knjiga, prijenos prometa, ispravak knjiženja, sumarni iskaz, te zaključak knjiga. Neke od unutarnjih isprava su: izdatnice, primke, izlazne fakture, uplatnice, isplatnice, isplatne liste, predračuni…

• Vanjske (eksterne) – nastaju izvan poduzeća. Dokaz su poslovnih promjena koje uzrokuju promjenu stanja (imovine, kapitala, obveza) ili uspjeha (rashoda i prihoda) u poslovnom sustavu. Te isprave su dokumenti platnog prometa, ulazne fakture, odobrenja, terećenja, financijski dokumenti.

2. Namjeni isprave

• Naredbodavne – odnose se na naloge za odobrenje ili izvršenje, a utječu na promjenu stanja i uspjeha. One prethode nastajanju poslovnih promjena, izdaju ih i potpisuju ovlaštene osobe. Te isprave su dio poslovnog procesa, kao nalog za: stavljanje imovine u upotrebu, izdavanje sirovina u proces proizvodnje, sitnog inventara u upotrebu, radni nalog, …
• Opravdavajuće – nastavljaju se na naredbodavne isprave, a služe za unos podataka u poslovne knjige (nalog za isplatu – isplatnica potpisana po primatelju, trebovanje materijala – izdatnica potpisana po primatelju, …).

Bitno je imati kombinirane isprave s odvojenim osobama ovlaštenima za potpisivanje naredbodavnih od dokazujućih isprava.

Koje je knjige poduzetnik obavezan voditi?

Obveza vođenja poslovnih knjiga propisana je Zakonom o računovodstvu, koji kao poslovne knjige propisuje: dnevnik, glavnu knjigu i pomoćne knjige.

Dnevnik je poslovna knjiga u koju se unose podaci iz knjigovodstvenih isprava slijedom vremena njihova nastanka, te se može reći da se radi o kronološkom knjiženju poslovnih događaja.

Glavna knjiga je sustavna knjigovodstvena evidencija svih promjena u poslovanju poduzetnika.

Glavna knjiga je najvažnija poslovna knjiga, koja sadrži podatke o ukupnoj imovini, obvezama i kapitalu, te o ukupno nastalim prihodima i rashodima. Ovi podaci u glavnoj knjizi iskazani su na odgovarajućim kontima koji sukladno Zakonu o računovodstvu moraju biti unaprijed pripremljeni. Unosom podataka na odgovarajuća konta tijekom poslovne godine osiguravaju se podaci za izradu godišnjih financijskih izvještaja koje čine: bilanca, račun dobiti i gubitka, izvještaj o novčanom tijeku, izvještaj o promjenama kapitala i bilješke uz financijske izvještaje.

Koje su pomoćne knjige?

Vođenja pomoćnih knjiga propisano je također Zakonom o računovodstvu, međutim bez jasnog određenja vrste i sadržaja pomoćnih knjiga. Broj i vrsta pomoćnih knjiga ovisit će o djelatnosti, veličini i vrstama poslovnih događaja koji se javljaju u poslovanju poduzetnika. Kod pomoćnih knjiga se govori zapravo o analitičkom knjigovodstvu i kao najčešće se pojavljuju: knjiga blagajne, analitičko knjigovodstvo osnovnih sredstava, sitnog inventara, zaliha, potraživanja od kupaca, obveze prema dobavljačima. Porezni propisi također propisuje vođenje određenih poreznih evidencija, a kao najvažnije spomenut ćemo obvezu vođenja knjiga ulaznih i izlaznih računa koju propisuje Zakon o porezu na dodanu vrijednost. Pomoćne knjige koje se odnose na imovinu u materijalnom obliku iskazuju se u količinama i novčanim iznosima.

Zašto je bitno pravodobno voditi poslovne knjige?

Poslovne knjige treba voditi pravodobno kako bi se njima osiguravali podaci bitni za pravodobno utvrđivanje, prijavljivanje i izvješćivanje, te plaćanje poreznih obveza.

Knjige i druge evidencije mogu se voditi i na pohraniteljima podataka, ako ti oblici knjigovodstva odgovaraju načelima urednoga knjigovodstva. Poslovne knjige potrebno je na kraju poslovne godine zaključiti, otisnuti na papir i uvezati tako da nije moguća bila kakva naknadna izmjena i kao takve moraju biti potpisane od ovlaštene osobe.

Pri elektroničkom vođenju poslovnih knjiga, Zakon o računovodstvu omogućuje čuvanje poslovnih knjiga kao elektronički zapis ovjeren elektroničkim potpisom i zaštićen na način koji onemogućuje naknadne izmjene.

Čuvanje sukladno Zakonu o računovodstvu

• 7 godina – pomoćne knjige, isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige
• 11 godina – dnevnik i glavna knjiga, isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu
• Trajno – godišnji financijski izvještaji, isplatne liste, analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi

Početak zastare počinje teći nakon isteka godine u kojoj je trebalo utvrditi poreznu obvezu, što znači da za godišnje prijave poreza zastara počinje teći tek od naredne godine u kojoj se podnosi porezna prijava, odnosno produljuje se rok zastare za jednu godinu.

Gdje čuvati poslovne knjige

Poslovne knjige i druge evidencije s pripadajućom dokumentacijom potrebno je čuvati tako da su dostupne poreznim tijelima i to:

• u poslovnim prostorijama ili ako nema poslovnih prostorija, u stanu poreznog obveznika
• kod osobe koja za poreznog obveznika vodi poslovne knjige
• kod opunomoćenika

Autor: Matej Čima, Računovođa

Ukoliko se želite više posvetiti Vašem poslovanju, utoliko nam se slobodno obratite za naše usluge računovodstva i financija. 

Tim ALPHA CAPITALIS:

Ovlašteni revizori | Ovlašteni interni revizori | Ovlašteni procjenitelji | Ovlašteni računovođe | Ovlašteni investicijski savjetnici | ACCA (Association of Certified Chartered Accountants)