Ovisno o natječajima, proces dodjele bespovratnih sredstava odvija se u nekoliko faza. U sklopu svakog Poziva određeni su kriteriji za odabir projekata odnosno za ocjenu kvalitete projektnih prijedloga. Kriteriji mogu biti navedeni u okviru odvojenog priloga kojim se opisuje postupak dodjele bespovratnih sredstava ili kao dio sadržaja Uputa za prijavitelje. Stoga je svakako preporučljivo, prije same predaje projektnog prijedloga pregledati bodovanje s ciljem okvirnog izračuna bodova.
Postupak dodjele predstavlja sveobuhvatni postupak odabira projektnog prijedloga koji se sastoji administrativne provjere i provjere prihvatljivosti prijavitelja, projekta, aktivnosti i troškova te ocjena kvalitete te donošenje odluke o financiranju.
Pojedina faza postupka dodjele provodi se na način da ta ista faza postupka dodjele za svaki pojedini projektni prijedlog može započeti dok je prethodna faza još u tijeku, međutim, ne može završiti prije njezina završetka. Također, projektni prijedlog koji nije uspješno prošao jednu fazu postupka dodjele, ne može se uputiti u daljnju fazu postupka dodjele.
Proces ocjenjivanja projekta započinje s administrativnom provjerom projektne prijave.
Administrativna provjera uključuje provjeru propisanih obrazaca i potrebnu prateću dokumentaciju koje su navedene u Uputama za prijavitelje. Administrativni kriteriji po svojoj naravi ne ulaze u sadržaj i kvalitetu projektne prijave to jest prijedloga, nego se isključivo provjeravaju administrativni zahtjevi. Neispunjavanje samo jednog od zahtjeva može biti razlog za isključenje projektne prijave iz postupka dodjele.
Sljedeća faza odnosi se na provjeru prihvatljivosti prijavitelja, projekta i aktivnosti.
U ovoj fazi provjerava se usklađenost projektne prijave s kriterijima prihvatljivosti prijavitelja, projekta, aktivnosti i troškova koji su navedeni u Uputama za prijavitelja. Projektni prijedlog mora udovoljiti sve kriterije, u suprotnom se isti obustavlja te se projektni prijedlog isključuje iz postupka dodjele. Prije predaje projektnog prijedloga preporuka je da se detaljno prouče svi uvjeti koje Prijavitelj mora ispunjavati kako ne bi dolazilo do odbijanja projektne prijave.
Provjera prihvatljivosti prijavitelja
Cilj provjere prihvatljivosti prijavitelja jest provjeriti usklađenost projektnih prijedloga s kriterijima prihvatljivosti za prijavitelje, definiranima u dokumentaciji Poziva, a provjerava se primjenjujući tablicu Provjera prihvatljivosti, Priloga 3. Postupak dodjele bespovratnih sredstava.
Provjera prihvatljivosti projekta i aktivnosti
Cilj provjere prihvatljivosti projekta i aktivnosti je provjeriti usklađenost projektnog prijedloga s kriterijima prihvatljivosti za projekt i projektne aktivnosti koji su navedenih u Uputama za prijavitelje, primjenjujući tablicu Provjera prihvatljivosti projekta i aktivnosti, Priloga 3. Postupak dodjele bespovratnih sredstava. Projektni prijedlog mora udovoljiti svim kriterijima prihvatljivosti kako bi se moglo pristupiti ocjenjivanju kvalitete projektnog prijedloga.
Ocjena kvalitete
Cilj ocjene kvalitete je ocjenjivanje projektnog prijedloga prema pitanjima metodologije odabira. Ocjena kvalitete projektnog prijedloga izvršit će se sukladno kriterijima odabira utvrđenima u Prilogu 3. Postupak dodjele bespovratnih sredstava – Ocjenjivanje kvalitete.
Kriteriji temeljem kojih se ocjenjuje kvaliteta svakog projektnog prijedloga povezani su s određivanjem vrijednosti za novac koju projekt nudi, održivosti projekta, sposobnosti prijavitelja da provede projekt, kvalitete izrade i izvodljivosti, horizontalnih pitanja te doprinosa projekta uravnoteženom regionalnom razvoju.
Provjera prihvatljivosti troškova
Provjera troškova obuhvaća provjeru prihvatljivosti istih te da li su ispunjeni uvjeti za financiranje pojedine projektne prijave, određujući najviši iznos, a po potrebi nadležno tijelo ispravlja predloženi proračun projekta. U slučaju da nadležno tijelo vrši ispravak proračuna, troškove za koje se utvrdi da nisu prihvatljivi raspoređuju se u neprihvatljive troškove projekta čime se ukupna vrijednost projekta ne mijenja. Navedeni ispravci mogu imati utjecaj jedino na iznos bespovratnih sredstava.
Donošenje Odluke o financiranju
Odluka o financiranju se donosi za projektne prijedloge koji su udovoljili svim kriterijima u prethodnoj fazi postupka dodjele. Posredničko tijelo razine 1 odlučuje o financiranju projektnih prijedloga uzimajući u obzir raspoloživa sredstva za dodjelu bespovratnih sredstava.
S obzirom da u prijavnim obrascima postoji ograničenje u broju znakova, dobro je usporediti koji aspekt donosi najveći broj bodova. Pri pisanju treba paziti da se naglasi baš ono što prijava traži i time povećaju šanse za ostvarivanje najvećeg broja bodova.
Projekte u evaluaciji ocjenjuju najmanje dva nezavisna evaluatora. Projekte čitaju i evaluiraju ljudi, s nedovoljno vremena za sve projekte, stoga je nužno da budu jednostavno i razumljivo napisani s jasno definiranim sastavnicama projekta.
