Provedba projekta
Nakon pozitivnog rezultata prijave na natječaj, projekt dolazi u fazu provedbe (trajanje i vremenski tijek provedbe projekta ovisi o natječaju, sektoru i prirodi projekta). U ovoj fazi očekuju Vas sljedeći koraci:
-
Prvi sastanak s klijentom
Tijekom prvog sastanka s klijentom prolazi cijeli projekt, upoznaje ga se s njegovim obvezama, pokazateljima projekta i horizontalnim načelima. Provjerava se je li Pozivom definiran način financiranja te se s klijentom definira način pokrivanja vlastitog financiranja. Kod provjere stavaka proračuna gleda se je li došlo do izmjene u proračunu, nakon čega se definira plan nabave.
Definiranje plana nabave uključuje: podjelu troškova u skupine , ima li definiranog dobavljača s kojim želi ići u nabavu te provjera po kojem pravilniku se provode nabave. Kad se nabava provodi po principu javne objave poziva na dostavu ponuda provjerava se: je li nabava podijeljena u grupe, sukob interesa , dogovara se sastanak s potencijalnim dobavljačem i klijentom radi tehničke specifikacije, želi li se stavljati u poziv na dostavu ponuda jamstvo za ozbiljnost ponude/ugovora.
Novčani tok projekta bi trebao biti pripremljen prije sastanaka ako imamo sve informacije, a ako ne radi se isti nakon prvog sastanka. Novčani tok se radi kako bi se s klijentom moglo proći koliko izdataka ima po kvartalima i kad može očekivati isplatu zahtjeva za nadoknadom sredstava. U sklopu novčanog toka definira se, ako je primjenjivo, poravnavanje predujma.
Obvezno je s klijentom proći obvezne pokazatelje, posebno se vodi računa o PDV-u, da li je isti uračunat u proizvodno ulaganje klijenta. Napomena: ako za klijenta nismo mi pisali projekt, obvezna je provjera Pravilnika za NOJN.
-
Knjigovodstveno praćenje projekta
Klijentu je tijekom prvog sastanaka potrebno napomenuti knjigovodstveno odvajanje troškova projekta od redovnog poslovanja. Svi troškovi projekta knjiže se na zasebnim kontima koji su označeni šifrom projekta (KK.01.2.1.03xxx). Svi troškovi uključeni u zahtjeve za nadoknadom sredstava moraju biti posebno zabilježeni u računovodstvenim evidencijama klijenta, potrebno je imati ili zaseban knjigovodstveni račun samo za projektna sredstava, ili jasno šifrirani računovodstveni i knjigovodstveni sustav (koji omogućuje identifikaciju i praćenje projektnih izdataka korištenjem šifri). Transakcije vezane uz projekt moraju biti evidentirane odvojeno od transakcija vezanih uz redovno poslovanje, bilo otvaranjem analitike konta, novog mjesta troška, profitnog centra i sl., pri čemu je potrebno koristiti oznaku prepoznatljivu za predmetni projekt (npr. oznaka Vašeg projekta – KK.03.2.1.03.xxxx).
-
Slanje plana nabave
Plan nabave šalje se kroz sustav eFondovi u roku koji zada PT2.
-
Slanje plana dostavljanja ZNS-ova i ZPP-ova
Plan dostave ZNS-ova i ZPP-ova se dostavlja kroz sustav eFondovi u roku koji zada PT2.
-
Zahtjev za predujam
Šalje se zahtjev za predujam ako ga klijent želi. Provjeravaju se uvjete za dodjelu predujma koji su propisani Pozivom na dosta projektnih prijedloga. S obzirom na to da se predujam unosi u plan ZPP-ova informacija se treba saznati na prvom sastanku ili prije slanja istog.
-
Pripremanje dokumentacije za nabavu
Nakon sastanka i definiranog plana nabave za klijenta se priprema dokumentacija nabava koja uključuje: izjave o ne postojanju sukoba interesa, poziv na dostavu ponude – i kod direktne pogodbe i kod javne objave poziva, upisnik o zaprimanju ponuda – kod javne objave poziva, zapisnik o ocjeni ponuda – kod javne objave poziva, odluka o odabiru, obavijest ponuditelju – mail te ugovor/narudžbenica.
-
Način praćenja projekta
Prati se status ZNS-ova, status nabava, izmjene proračuna i projekata, popis i status dokumentacije te novčani tok projekta se ažurira u skladu s potpisanim ugovorima/narudžbenicama. Također se prati prijavitelj – je li došlo do izmjene adrese sjedišta, ako nije u sustavu PDV-a je li prešao u sustav PDV-a i sl.
-
Dokumentacija u sklopu Zahtjeva za nadoknadom sredstava
Ovisno o vrsti nabave, uz dokumente koji su navedeni pod točkom 5., klijent je također obvezan dostaviti: račun, otpremnicu – ako je primjenjivo, jamstvo – ako je primjenjivo (pogledaj napomenu povrata), primopredajni zapisnik – ako je primjenjivo, bankovni izvodi , povrat jamstva – ako je primjenjivo, konto kartica – za povrat novčanog pologa ako je primjenjivo, ako je bio trošak edukacija – izvještaj edukacije; potpisnu listu s edukacije te izjavu o poravnavanju predujma te svu ostalu popratnu dokumentaciju ako je primjenjivo.
-
Završni ZNS
Uz završni ZNS potrebno je poslati sve fotografije opreme ili print screen-ove sustava modula (ako je promjenjivo). Šalju se sve konto kartice troškova, bruto bilance, evidenciju dugotrajne/kratkotrajne imovne, sitni inventar, ispis prometa po projektnom računu i ostalo. Šalje se izjava o ukupnoj vrijednosti projekta te po potrebi i ostale izjave kojima se dokazuje ostvarenje cilja ili pokazatelja.
-
Završni dio
Nakon što je projekt završio, s klijentom se prolazi cijeli registrator projekta. Klijentu se napominje koji su datumi izvještaja nakon provedbe projekta te o kojim doprinosima izvještavamo i koji je rok za ostvarenje navedenog pokazatelja. U Google kalendar potrebno je unijeti datume podnošenja izvještaja nakon provede projekta. Korisniku se nakon dobivanja odobrenje završnog zahtjeva za nadoknadom sredstava šalje mail s podacima o pokazateljima te datumima izvještaja.
Ukoliko postoje kriteriji na temelju kojih možete ostvariti prava zaključena u jednom od Poziva ili Vas zanimaju mogućnosti vezane uz sredstva osigurana EU fondovima, javite nam se i našem timu stručnjaka za EU fondove!
Ukoliko postoje kriteriji na temelju kojih možete ostvariti prava zaključena u jednom od Poziva ili Vas zanimaju mogućnosti vezane uz sredstva osigurana EU fondovima, javite nam se i našem timu stručnjaka za EU fondove!
Ovlašteni revizori | Ovlašteni interni revizori | Ovlašteni procjenitelji | Ovlašteni računovođe | Ovlašteni investicijski savjetnici | Certified Management Consultants (CMC)
